1. 행사란 무엇인가? 행사는‘뜻을 같이하는 다수의 사람들이 한자리에 모여 특정한 목적이나 이익을 위하여 함께 이루어지는 일’이라고 정의할 수 있다. 행사에는 특정한 목적을 위하여 다수의 사람이 한자리에 모이게 된다. 일정한 목적 없이 사람만 많이 모이는 것은 행사가 아니다. 행사는 행사 주체 또는 참석자들의 공동의 이익을 위해서 거행된다. 2. 행사에서 주관, 주최의 의미 행사 주최기관은 행사를 직접 개최하여 여는 기관을 뜻하며 행사 주관기관은 행사를 책임지고 관리, 진행하는 기관을 말한다. 실제로 각종행사에서 주관과 주최가 혼동되어 사용되는 사례가 종종 있는데 이는 확실히 구별되어야 한다. 주관보다 주최가 더 포괄적이며 상위 개념이다. 주최기관은 행사의 기본계획 수립 등 골격에 관한 일을 하며 주관기관은 행사를 직접 집행하는 일을 맡는다. 주최기관은 상급기관, 또는 행사를 의뢰한 기관이 되며 주관기관은 하급기관으로 행사를 직접 진행하는 기관이 된다. 후원기관은 행사의 목적이나 취지를 특별히 지지하거나 행사 경비 또는 인력 등 행사에 필요한 인적, 물적인 사항과 서비스 등을 지원하는 기관이다. 3. 행사의 구상 및 기획 가. 기본추진방향 나. 행사의 공식명칭과 성격의 규정 다. 행사목적, 기본방향의 구체화 라. 행사일시 및 장소 마. 초청범위 및 단상인사의 결정 바. 행사내용 사. 행사장 배치도 및 주차계획 아. 유관기관(부서)과의 행사 협의 자. 행사 안내 계획 차. 주요인사 행동계획 작성 < 주요 착안사항 > • 행사 규모 : 행사의 성격, 목적 및 예산 등을 종합 고려 한 후 결정 • 행사 일시 : 참석대상의 회원이 가급적 많이 참석할 수 있는 날. 공휴일은 피하도록 한다. • 행사장 여건 : 옥내/옥외 여부, 수용 가능 인원, 단상설치 주차장 감안 • 참석 주빈 : 행사의 성격, 규모 등에 따라 주요인사 결정 • 초청 규모 : 행사규모에 따라 행사의 성격과 관련 있는 인사를 초청 • 편의 조치 : 행사장 이동 및 참석에 따른 수송, 음료제공, 옥외인 경우 간이화장실 등 각종 편의 조치 방안강구 • 예비 계획 : 옥외행사인 경우에는 우천 등 악천후 시 대비 • 관련 부대행사 검토 : 본 행사 이외의 다과회(리셉션), 축하공연, 기념식수, 현장시 찰, 화장실 등 테이프 절단 등 • 소요예산 : 행사전반의 준비에 따른 소요경비 확보 • 행사 협의 : 행사 관련 기관과 사전 협의 후 행사계획 수립 4. 행사의 준비 • 식순, 시간계획, 안내문 • 진행문안 • 환영사 / 축사 / 격려사 • 식장 배치도, 좌석 배열도 • 초청장 : 문안 / 발송(봉투, 회신여부, 발송수단) • 시상(대상자 선정/감사/공로패 및 부상) • 가두장식(현판, 아취, 현수막 등) • 기념품 • 행사용 꽃(꽃수반, 화환 등) • 스텝 및 도우미 배치(인원배정 / 업무분담 / 임무부여 및 교육) • 주차 및 안내계획 • 안전점검 및 대책(소방, 응급차 배치) • 주변 환경 정리정돈 • 냉⦁난방 대책 • 장애인 편의시설 • 행사기록 : 사진, 영상 등 • 옥외행사시 간이 화장실 설치, 음료수 준비 5. 행사 시작 전 최종점검 1) 행사장 집기 및 장식 • 음향시설 설치 - 단상 주빈 연대, 사회자 마이크 설치 및 성능(음질) - 합창단석 및 실내악단석 마이크 등 • 단상 탁자 및 의자 배열 - 주빈용 탁자 및 의자, 식순, 음료수(필요시 메모지, 필기구 등 비치) - 단상요인의 의자 네임텍(이름표) 부착, 식순 배포 • 간이화장실 설치, 음료수 비치, 우천 대비 우의, 대형우산 ► 행사 준비물 • 목적과 강령, 내빈소개서, 환영사, 기념사, 축사, 등 연설문 • 신입회원 입회식 용품(선서문, 선서위원 낭독서, 촛불, 배지, 유니품) • 감사패/공로패, 부상 등 시상과 관련된 용품 • 행사진행 시나리오, 접견카드, 명패, 명찰, 의자부착 네임텍 등 • 주요 내빈의휴게실 배치(의자 배열, 음료수)
► 행사 진행요원 • 영접 및 환송인사, 위치, 출입코스 • 단상인사(또는 단하 주요 초청인사) 참석여부 신속 확인 • 기념사, 축사, 경과보고 등을 낭독할 인사의 참석 확인 • 수상자 참석(표창순서의 사전 고지 및 예행연습) 진행보조 확인 • 행사진행에 관련된 연주 연습 • 국민의례 관련 녹음반주 준비 확인 • 음향, 조명, 전기, 진행스텝 등의 정위치 여부
